Votre gestion du temps et des priorités est-elle optimale?

Les périodes de l’année influencent grandement les leaders que j’accompagne en coaching d’affaires. Un thème qui revient régulièrement en cette période de rentrée scolaire : la gestion du temps. Et par le fait même, la gestion des priorités.

Mes clients sont des personnes d’action qui ont des objectifs ambitieux pour leur entreprise. Avec la charge supplémentaire due à la rentrée scolaire, la gestion du temps et des priorités est essentielle à maîtriser. Pour supporter mes clients dans ce défi, j’utilise la matrice d’Eisenhower. C’est un outil puissant. Il est simple et super efficace, à condition de l’utiliser correctement.

Bien utiliser la matrice d’Eisenhower

Voici donc un survol de la matrice d’Eisenhower pour vous aider à gérer vos priorités et ainsi optimiser votre temps.

Elle se divise en quatre quadrants, selon la nature des tâches :

Importantes et urgentes (Q1)
Importantes mais non urgentes (Q2)
Urgentes mais non importantes (Q3)
Non urgentes et non importantes (Q4)

Vos tâches sont-elles importantes ou urgentes?

D’abord, démystifions une tâche importante et une tâche urgente.

Une tâche qui est importante, c’est un choix. C’est ce que vous choisissez qui est important pour votre entreprise. Demandez-vous : quelles sont les tâches qui apporteront de la valeur à mon entreprise? J’adore avoir cette conversation avec mes clients. Je leur pose des questions pertinentes pour que ce soit clair pour eux. Pour clarifier ce qui est important pour leur entreprise et ce qui lui apportera de la valeur.

Tandis qu’une tâche qui est urgente, c’est un fait. Elle est reliée au temps, avec une date fixe ou une échéance à respecter.

La notion d’urgence : une distinction importante!

Ah l’urgence. Cette notion est un défi que j’observe en coaching chez plusieurs entrepreneurs. Pour eux, tout est urgent. Alors que non, tout ne l’est pas. L’urgence n’est pas une impression, c’est un fait. Nous avons tous des échéanciers à respecter.

Mais si vous basculez en mode urgence, c’est que vous êtes en réaction. Vous ressentez alors un sentiment de panique, lequel est souvent relié à un manque de planification. Ou encore, à une planification impliquant possiblement des délais irraisonnables, ou une planification réalisée sans tenir compte de votre défi à dire non. Qu’en dites-vous?

Donc, quand mes clients sont en mode urgence, en réaction, la première chose que je regarde avec eux est la façon dont ils planifient. Leur agenda reflète-t-il leurs priorités? Je vous invite à le relire mon article sur le sujet.

Tâches importantes et urgentes (Q1)

Le premier cadran situe les tâches qui sont à la fois :

importantes pour votre entreprise, donc celles que vous avez choisies (qui apporteront de la valeur),
et urgentes, donc pour lesquelles la date fixée ou l’échéance (LE FAIT) font que vous avez certaines tâches à faire et à respecter aujourd’hui ou cette semaine.

Et que faites-vous avec les tâches importantes ET urgentes? Elles doivent absolument être réalisées aujourd’hui, ou cette semaine. À savoir : ces tâches devraient composer environ 80 % de votre agenda.

Les questions à vous poser :

À quoi vais-je donner de l’importance cette semaine?
Qu’est-ce qui est urgent à faire aujourd’hui ou cette semaine?

Tâches importantes mais non urgentes (Q2)

Ici, entre en jeu la planification. Le deuxième cadran situe les tâches qui sont :

importantes pour votre entreprise, donc celles que vous avez choisies (qui apporteront de la valeur),
et non urgentes donc qui ne comportent pas de tâches à faire et à respecter aujourd’hui ou cette semaine.

Que faites-vous avec ces tâches? Planifiez-les. Avoir une planification efficiente vous permettra d’intégrer aisément à votre agenda les tâches importantes mais non urgentes, et d’y voir clair. Vous optimisez ainsi la gestion de votre temps et de vos priorités. Puis justement, vous éviterez d’être en réaction (mode urgence) et diminuerez le stress.

Un truc que j’aime bien donner à mes clients pour les aider à avoir des tâches Q2 bien planifiées : durée réaliste + délai raisonnable = échéancier réalisable. Pensez-y! De cette façon, vous aurez une belle entreprise qui n’est pas stressante.

Tâches urgentes mais non importantes (Q3)

Le troisième cadran implique les tâches qui sont :

urgentes, donc pour lesquelles la date fixée ou l’échéance (LE FAIT) font que vous avez certaines tâches à faire et à respecter aujourd’hui ou cette semaine.
mais non importantes, donc qui qui n’apportent pas de valeur réelle.

Que faites-vous avec ces tâches? Eh bien, vous les déléguez ou vous les automatisez. Je fais régulièrement l’exercice avec mes clients des éléments à déléguer. L’important est d’être performant et efficient.

Un rappel : faire mieux et non plus

Je vous invite à travailler en équipe. Le principe est de faire mieux et non plus; c’est l’essence même du coaching d’affaires. Rappelez-vous également : savoir déléguer est un élément clé du leadership.

Tâches non urgentes et non importantes (Q4)

Le quatrième cadran regroupe les tâches qui sont :

non urgentes donc qui ne comportent pas de tâches à faire et à respecter aujourd’hui ou cette semaine.
et non importantes, donc qui qui n’apportent pas de valeur réelle.

Vous vous doutez de ce que vous devez faire avec ces tâches? Tout simplement les éliminer. Peut-être me direz-vous que nous n’avez pas vraiment de ces tâches et que vous faites tout ce que vous avez à faire. Eh bien, je vous invite à y réfléchir. Listez les activités chronophages que vous avez dans votre entreprise. Pensez déjà aux médias sociaux, ou peut-être à un parent qui vous appelle durant vos heures de travail, ou encore à la fameuse machine à café…

J’ai déjà fait l’exercice avec un de mes clients, qui a finalement réalisé l’ampleur des activités chronophages présentes dans son entreprise. Et je peux vous dire qu’il perdait des milliers de dollars à cause d’elles.

C’est donc un exercice très important à faire. Éliminez de votre agenda toutes les tâches qui sont à la fois non urgentes et non importantes.

Maîtriser la gestion du temps

Voilà pour un survol sur la matrice d’Eisenhower. Évidemment, si vous voulez approfondir et maîtriser votre temps et vos priorités de façon optimale, je vous invite à prendre rendez-vous avec moi pour un coaching privé.

Ou encore, vous pouvez suivre une formation d’une journée complète sur la gestion du temps. La prochaine aura lieu le 24 février 2023. Pour toute information ou vous inscrire : mjrobert@mjrcoaching.ca.

Bon entraînement!